Kariyer

 

e-Mail Yazma Kılavuzu

26.01.2017

e-Mail Yazma Kılavuzu
   


İş dünyasındaki kişilerin haftada ortalama 16 saatlerini e-mail okuyarak geçirdiklerini biliyor muydunuz? Ve bu kişilerin çoğu günde yaklaşık 100 e-posta alıyor veya gönderiyor. İşleri mail üzerinden yürütmek giderek daha yaygın ve tercih edilen bir yöntem olmaya başladığı için bu iletişim şeklinde doğru yöntemlerin önemi de artıyor. Zira alıcılar, gönderdiğiniz e-postayı okuyup okumayacağına birkaç saniye içinde karar veriyor.

Net bir amacınız olmalı
Bir iş mailinin en önemli amacı okuyucuyu bir konudan haberdar etmektir. Bir mail yazmadan önce kendinize sorun; “Alıcılardan ne yapmalarını istiyorum?” Bunun iki yanıtı var; ya sorunuza cevap ya da bir konuda harekete geçilmesini istiyorsunuz. Mailinize karşılık olarak bir yanıt veya aksiyon beklemiyorsanız o maili göndermeyin. 

Kısa ve öz yazın
e-Postanızın maksimum 250 kelimeden oluşması iyi olur. e-Posta yazılım şirketi Boomerang, 125 kelimeyi aşan maillerin daha az yanıt aldığını belirtiyor. Söyleyecek veya sizden beklenen fazla şey varsa gerekli detayları belgeleyip ek olarak iletin. Her şeyi mail içinde anlatmanız gerekiyorsa konuları paragraflara bölün.

Konu satırına ne yazdığınıza dikkat edin
e-Postanızı gönderirken yazdığınız konu çok önemli ve mailinizin özünü oluşturuyor. Konuyu, yazdığınız e-postanın başlığı olarak düşünün ve yazarken özenli olun. Örneğin ‘Sonuçlar’ veya ‘Bilgi’ gibi kelimeler yerine mailinizin içeriğini özetleyen başlıklar kullanın. İnsanların çok meşgul olduklarını unutmayın.

Sadede gelin
Bazen olur ama her zaman hal hatır sormayın. Özellikle de acil durumlarda. İlk 2-3 cümlede, ortalama 20 kelimeyle e-postayı niçin gönderdiğinizi anlatmış olun.

Paragrafın dışında düşünün
Meşgul okuyucular, mailinize sadece göz atacaktır. Bu yüzden uzun maillerinizde önemli noktalar için başlık, grafik, bold karakter ve ilgili linkler kullanın.

Tek bir konu
Size gelen soruları yanıtlamıyorsanız veya soru sormuyorsanız e-postanızı tek bir konuda olacak şekilde yazın ve sadece o konuyla ilgili kişilere gönderin. Farklı konularda farklı kişilere söylemeniz gerekenler varsa onlar için ayrı mail yazın. Konuyla ilgisi olmayan kişileri maile eklemeyin.

Okuyucuyu düşünerek yazın
Jargonu, teknik ifadeleri bir kenara bırakın ve anlatmak istediklerinizi basit terimlerle ifade edin. Maili müşterilerinize gönderiyorsanız, onlara yardımcı olacak şekilde açıklayıcı olun, kullandığınız kelimelerin anlamlarını araştırmalarına gerek kalmasın. Çalışanlarınıza gönderdiğiniz e-postaları da aynı şekilde basit terimler kullanarak yazmanız daha anlaşılır olmanızı sağlar.

Akıllı telefonda mail yazmayın
Hareket halindeyken ve bilgisayar başında olmadığınız zamanlarda akıllı telefonları kullanmaktan başka çare yok elbette. Fakat mail yazmak bilgisayar üzerinden daha kolay olur, daha az hata yaparsınız ve yazdıklarınızı, maili göndereceğiniz kişileri düzenlerken çok daha az vakit harcarsınız.

Herkese değil, ilgililere gönderin
e-Postanın içeriğine göre değişebilir ama yanıtınız sadece e-postayı göndereni ilgilendiriyorsa mailinizi tüm alıcılara göndermeyin.

Konuşmayı deneyin
Bazen kısa bir telefon konuşması, çok sayıda maille çözülebilecek konuların hızla sonuçlanmasını sağlar. e-Posta ile anlatılmak isteneni anlamadığınızdan veya anlatamadığınızdan emin olduğunuzda telefonla iletişim kurun.


ŞUNLAR DA İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR
​2017 İK Trendleri
Detay

Kariyer

​2017 İK Trendleri

Şirketlerin karşılaştığı en büyük zorluk yetenekli çalışanları elde tutmak.

Mutluluk ve Başarı İçin Hoşgörü
Detay

Kariyer

Mutluluk ve Başarı İçin Hoşgörü

Duyguları bastırmak hoşgörü değildir

​Beyaz Yakalı Çalışanların Yaşam Kalitesi
Detay

Kariyer

​Beyaz Yakalı Çalışanların Yaşam Kalitesi

Metropollerde yaşayan beyaz yakalıların yaşam ve beslenme haritası çıkarıldı.

YORUM YAZIN
  Ad *
   
  E-posta *